Hovedregulativ

1.1 Lovgrundlag

Kasse- og Regnskabsregulativet er Randers Kommunes overordnede regelsæt for styringen af kommunens økonomi.

Regulativet er også den praktiske udmøntning af styrelseslovens § 42, stk. 7. Derudover er det en del af grundlaget for økonomiudvalgets indsigt i kommunens økonomiske forhold jf. kravene i styrelseslov og styrelsesvedtægt.

1.2 Formål

Formålet med regulativet er at sikre:

• korrekt og effektiv administration af kommunens kasse- og regnskabsvæsen
• præcisering af budgetansvar og ledelsesansvar
• tilstrækkelige interne kontroller, som tager udgangspunkt i en afvejning mellem væsentlighed og risiko
• tilstrækkelige værktøjer til styring af kommunens økonomi
• fastlæggelse af hvilke forskrifter og forretningsgange der er gældende

1.3 Forholdet til kommunens generelle styringsprincipper

Regulativet beskriver kommunens overordnede styringsprincipper i det omfang disse har en væsentlig rolle i forhold til økonomistyring.

Regulativet er i relevant omfang suppleret af henvisning eller link til mere detaljerede beskrivelser.

I praksis fungerer regulativet derfor også som en indgang til uddybende beskrivelser i årsbudgettet, bilag til regulativet samt beslutninger i byrådet m.m.

1.4 Gyldighedsområde

Regulativet er gyldigt for hele kommunens virksomhed.

I det omfang kommunen varetager kasse- og/eller regnskabsfunktioner for eksterne virksomheder, fonde eller institutioner, er relevante afsnit i dette regelsæt også gældende for disse.

2.1 Selve regulativet

Dette regelsæt skal afspejle kommunens politiske beslutninger omkring økonomisk styring.

Økonomidirektøren er ansvarlig for, at ændringsforslag sendes gennem direktionen til økonomiudvalget med henblik på indstilling til byrådets godkendelse.

Kommunens forvaltningsdirektører forventes, som led i den økonomiske styring, at påpege overfor økonomidirektøren, hvis kommunens regulativ bør ændres eller ikke harmonerer med den konkrete styring i forvaltningerne.

Redaktionelle ændringer og ændringer som sker på grundlag af en af byrådet godkendt proces kan uden videre foretages af økonomidirektøren.

Kommunens revision skal, jfr. styrelseslovens pgf. 42 stk. 7 underrettes om alle ændringer af regulativet, før ændringerne sættes i kraft.

2.2 Bilag til regulativet

Hvor ikke andet er anført, skal ændringer i bilag til regulativet alene godkendes af økonomidirektøren.

Dog skal ændringer, som har væsentlig betydning for andre af kommunens forvaltninger, godkendes i økonomiudvalget og kommunens revision skal underrettes om alle ændringer af bilag til regulativet, før ændringerne sættes i kraft.

3.1 Generelt

Det er byrådets ansvar at sikre:

• at der udarbejdes årsbudget, mål, strategier og handlingsplaner for kommunen,
• at der foretages resultatopfølgning, og
• at der aflægges regnskab for opfyldelsen af mål, strategier og handlingsplaner samt anvendelsen af midlerne.

I praksis varetages denne rolle i et samarbejde mellem kommunens politiske og administrative ledelse.

Randers Kommune har valgt at fokusere på en samlet styringsmodel for kommunen, Randersmodellen.

Byråd og udvalg udstikker ifølge Randers-modellen de overordnede mål, de økonomiske rammer og de generelle prioriteringer, og modellen angiver også, hvordan beslutnings- og kommunikationsprocesserne skal forløbe.

Kommunens ledelse har ansvaret for at skabe rammerne for, at medarbejderne kan udnytte deres potentiale og har ansvaret for målopfyldelsen.

Udover dette har økonomiudvalget den 27.9.2010 besluttet principper for en styrket økonomistyring i Randers Kommune.

3.2 Økonomisk decentralisering

Randers-modellen hviler på to søjler, Aftalestyring og Økonomisk Decentralisering. Dette præciseres i Model for økonomisk decentralisering i Randers Kommune.

Et grundlæggende princip er præciseringen af mål og rammer, som blandt andet udmøntes i konkrete aftaler med den enkelte aftaleenhed.

Som udgangspunkt er den samme styreform ikke lige velegnet på alle områder, og i praksis anvendes flere forskellige styringsredskaber.

I de efterfølgende afsnit beskrives de væsentligste af kommunens styringsprincipper.

3.3 Bevillingsområder

Kommunens årsbudget er opdelt i et antal bevillingsområder, som hver er opdelt i flere delområder.

De enkelte udvalg har ansvaret for, at de bevillinger, der hører under deres område, overholdes, og eventuelle tillægsbevillinger søges.

Alle driftsbevillinger er nettobevillinger.

Kriterierne for det enkelte bevillingsområde fastlægges i forbindelse med den årlige budgetprocedure og fremgår af kommunens årsbudget.

De enkelte bevillinger er opdelte i rammebelagte områder hvor over/underskud overføres til næste år og ikke rammebelagte områder (sociale overførselsudgifter m.v.)

3.4 Bevillingsmyndighed og bevillingsniveau

Jævnfør styrelseslovens § 40.2 er bevillingsmyndigheden hos byrådet.

Byrådet har som bevillingsmyndighed besluttet:

• at bemyndige økonomiudvalget til indenfor en beløbsgrænse på 10 mio. kr. at give tillægsbevillinger i tilfælde, hvor beløb fra en drifts- eller anlægsbevilling ønskes overført til en anden drifts- eller anlægsbevilling. Bemyndigelsen gælder for samtlige bevillingsområder for hovedkontiene 0 til 6.
• at overførsel af beløb fra et udvalgs bevilling til et andet udvalgs bevilling kræver samtykke fra begge udvalg.
• at inden for det enkelte bevillingsområde har fagudvalgene kompetencen til at ændre på fordelingen af budgetbeløbene.
• at bemyndige administrationen til at foretage udkontering af centralt afsatte puljer under økonomiudvalget – altså puljer der i første omgang placeres centralt med henblik på senere fordeling (f. eks. Ny Løns puljen, tjenestemandspensioner m.v.).

Byrådet har under iagttagelse af de regler, der er fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet, fastlagt bevillingsniveauet. Bevillingsniveauet fremgår entydigt af kommunens årsbudget.

3.5 Budgetoverførsel

Reglerne for budgetoverførsel inden for aftaleenhederne fremgår af aftalerne.

Økonomidirektøren har ansvaret for, at byrådet årligt forelægges en oversigt over det opsamlede over-/underskud for den enkelte aftaleenhed.

Kriterier for overførsel mellem årene som er beskrevet i Randersmodellen gælder også for de rammebelagte områder, som ligger udenfor aftaleenhederne.

3.6 Tillægsbevillinger

Foranstaltninger, som vil medføre indtægter eller udgifter, som ikke er bevilget i forbindelse med årsbudgettet skal bevilges af byrådet.

Både udvalgene og forvaltningen har pligt til hurtigst muligt at rejse en sag, hvis budgettet ændrer sig væsentligt på et område – både positivt og negativt.

Jævnfør styrelseslovens § 40.3 skal enhver tillægsbevilling angive, hvorledes den bevilgede udgift skal dækkes.

Byrådet har besluttet:

• at der ikke gives ufinansierede tillægsbevillinger i løbet af året, hvilket indebærer
• at udvalgene selv skal anvise finansiering inden for egne områder, hvad angår merforbrug på rammebelagte områder
• at merforbrug på ikke rammebelagte områder (kontanthjælp, sygedagpenge og førtidspensioner, udsatte børn og voksne m.v.) skal finansieres inden for det samlede kommunale budget
• at mindre forbrug på de ikke rammebelagte områder tilfalder kommunekassen.

4.1 Generelle principper

De grundlæggende principper for kommunernes budget og budgetprocedure findes i styrelsesloven og i regler fastsat af Økonomi- og Indenrigsministeriet i Budget og regnskabssystem for kommuner.

4.2 Det enkelte års budgetprocedure

For at leve op til såvel lovkrav som til kommunens eget behov for styring skal budgetlægningen foregå efter en nærmere fastsat procedure.

Byrådet har ansvaret for, at der inden 1. april fastlægges en tids- og aktivitetsplan for det kommende års budgetprocedure.

4.3 Budgetbemærkninger

Økonomiudvalgets forslag til årsbudget og flerårige budgetoverslag skal ledsages af budgetbemærkninger, der i nødvendigt omfang forklarer baggrund og forudsætninger for budgettets poster, herunder mål og indsatsområder.

Udvalgene skal udarbejde disse bemærkninger, på baggrund af en skabelon udarbejdet af økonomiafdelingen, og fremsende dem sammen med bidraget til budgetforslaget og de flerårige budgetoverslag for deres område.

5.1 Generelt

Årsbudgettet fastsætter rammerne for næste års forvaltning af kommunens midler.

Årsbudgettet er det væsentligste dokument i kommunens samlede økonomiske styring, og de meddelte bevillinger, herunder såvel de økonomiske som de materielle forudsætninger, skal som udgangspunkt overholdes.

Fagudvalgene har ansvaret for at bevillingerne under deres område overholdes og at eventuelle tillægsbevillinger søges.

Borgmesteren har bemyndiget kommunaldirektøren til – via forvaltningsdirektørerne – at udpege de medarbejdere, der har det daglige budgetansvar.

Medarbejdere med budgetansvar har ansvar for at overholde bevillingen og for at føre tilsyn med anvendelse af den, samt for at fagudvalget bliver underrettet om status på bevillingen.

Alle budgetbeløb skal entydigt kunne henføres til én person.

5.2 Samlet bevillingskontrol

Byrådet fastlægger ved budgetvedtagelsen hyppighed og omfang af bevillingskontroller. Forvaltningerne er ansvarlig for, at de fastsatte bevillingskontroller, hvor der også foretages en samlet vurdering af årsbudgettet i forhold til det forventede regnskab, udføres og at fagudvalgene orienteres om resultat af bevillingskontrollen.

Beløbsmæssigt foretages der som hovedregel kun kontrol af de udgiftsområder, der ikke er rammebelagte.

5.3 Anvisning

Medarbejdere som har budgetansvar har også anvisningsansvar for området.

Anvisning skal sikre:

• at der er bevillingsmæssig dækning for alle udgifter og indtægter
• at bevillingens forudsætninger i øvrigt er opfyldt
• at indbetalinger og udbetalinger i øvrigt er i orden.

I Randers Kommune skal anvisningen af regnskabsbilag foregå som en integreret del af budgetkontrollen, suppleret med det almindelige ledelsestilsyn. Det betyder, at påtegning af det enkelte regnskabsbilag kun sker undtagelsesvist.

Den budgetansvarlige for det enkelte aktivitetsområde skal tage stilling til, hvornår der inden for det enkelte område kræves individuel anvisningspåtegning på det enkelte regnskabsbilag, og hvornår anvisningen kan ske ved en kombination af bevillingskontrol og ledelsestilsyn.

6.1 Generelt

Økonomi- og Indenrigsministeriet fastsætter kravene til kommunens regnskabsaflæggelse.

Herudover skal økonomiudvalget godkende tidsplan og form for kommunens regnskabsafslutning.

Økonomidirektøren er ansvarlig for, at der udarbejdes en detaljeret tidsplan for den kommende regnskabsaflæggelse samt at der udarbejdes regler for opgørelse af kommunens fysiske aktiver.

Regnskabet aflægges snarest efter regnskabsårets udløb, dog således at det kan afgives af kommunalbestyrelsen til revision inden den 1. maj i året efter regnskabsåret.

Regnskabet aflægges i en form som opfylder Økonomi- og Indenrigsministeriets krav.

6.2 Anlægsregnskaber

Anlægsregnskaber skal aflægges senest i forbindelse med aflæggelse af årsregnskabet for det år, hvori det pågældende anlægsarbejde er afsluttet.

Regnskabsaflæggelsen foretages af den forvaltning, som administrerer den pågældende anlægsbevilling.

6.2.1 Anlægsregnskaber til særskilt politisk godkendelse

Der aflægges særskilte anlægsregnskaber for byrådet, såfremt

• Anlægsbevillingen overstiger 2 mio. kr. svarende til Økonomi- og Indenrigsministeriets krav.
• Anlægsbevillingen er på mellem 1 mio. kr. og 2 mio. kr. og regnskabet afviger væsentligt fra bevillingen. For disse bevillinger, hvor der er en afvigelse på 30 % eller mere af bevillingen, skal der altid aflægges særskilt anlægsregnskab.
• Det i øvrigt er fastsat som et krav i forbindelse med anlægsbevillingen

6.2.2 Anlægsregnskaber som kun fremgår af årsregnskabet

Anlægsregnskaber som iflg. afsnit 6.2.1 ikke skal godkendes særskilt af byrådet skal fremgå som en integreret del af kommunens øvrige regnskabsaflæggelse. Nærmere betegnet ”Anlægsoversigten”. Oversigten skal udover den talmæssige del bestå af bemærkninger om eventuelle væsentlige afvigelser fra anlægsbevillingen.

6.3 Andre regnskaber

Kommunen udarbejder i løbet af året andre former for regnskaber, f.eks. projekter og fondsmidler.

Eventuelle krav om regnskabsaflæggelse vil fremgå af de enkelte projekter.

7.1 Arbejdsprocessen

Kommunens arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT, hvor dette er hensigtsmæssigt. Dette princip gælder også med hensyn til bogføringsprocessen.

For at økonomistyringssystem og øvrige systemer som afleverer transaktioner hertil opfylder såvel interne som eksterne dokumentationskrav og arkivbestemmelser, skal økonomiafdelingen høres ved alle anskaffelser af systemer, som afleverer transaktioner til økonomistyringssystemet.

Økonomiafdelingen udarbejder retningslinjer for bogføringsprocessen, herunder retningslinjer for udpegning og oprettelse af personer, der skal autoriseres til at have adgang til økonomistyringssystemet. De budgetansvarlige udpeger på baggrund heraf de personer, der skal autoriseres til at attestere og bogføre regnskabsbilag.

Kommunens regnskabsføring skal ske løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning, og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m.
Bogføringen skal som udgangspunkt finde sted decentralt, dvs. i den driftsenhed, der har truffet dispositionen, som medfører bogføringen.

Så få personer som muligt skal involveres i bogføringen af den enkelte transaktion. Ingen kan dog foretage udbetalinger til sig selv. Udbetalingen skal i stedet foretages af en anden person med ledelsesansvar inden for det pågældende område.

7.2 Bogføringsgrundlag

Kommunens regnskaber føres på grundlag af regnskabsbilag, som er kontrolleret for at:

• varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte
• mængde, kvalitet og pris er kontrolleret
• konteringen er korrekt
• eventuelle interne forskrifter er overholdt.

Som hovedregel modtages og opbevares regnskabsmateriale i elektronisk form. Økonomidirektøren er ansvarlig for, at de elektroniske arkivløsninger lever op til gældende lov og kommunens arkivbestemmelser. Såfremt regnskabsmateriale skannes, kan originalmaterialet makuleres.

Hvis der undtagelsesvist findes regnskabsmateriale i papirform, skal det opbevares på en forsvarlig og systematisk måde. Kassation af materialet skal ske i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Det er den enkelte forvaltningsdirektør, der har ansvaret for at reglerne for arkivering, genfinding og kassation overholdes.

7.3 Interne kontroller

Arbejdsgange og interne kontroller skal tilrettelægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

I de af økonomiafdelingen udarbejdede retningslinjer for bogføringsprocessen beskrives kravene til interne kontroller omkring bogføringen, idet principperne for kontrol er følgende:

• kontrollerne varetages altovervejende stikprøvevis som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn
• udførte kontroller og resultatet heraf skal kunne dokumenteres eller sandsynliggøres.

8.1 Finansiel strategi

Byrådet fastsætter regler for kommunens finansielle strategi, herunder anbringelse af midler, låneoptagelse og anvendelse af finansielle instrumenter.

Den finansielle strategi revideres og forelægges byrådet til godkendelse i begyndelsen af hver byrådsperiode.

Økonomidirektøren er ansvarlig for at udmønte politikken i praksis.

8.2 Leje- og leasingaftaler

Byrådet har vedtaget regler der skal sikre økonomisk og juridisk sikkerhed omkring leje- og leasingaftaler.

8.3 Betalingsformidling

Økonomidirektøren er ansvarlig for kommunens løbende betalingsformidling. Betalingsformidlingen sker centralt, og betalinger til og fra kommunen skal automatiseres og systematiseres.

Økonomiudvalget fastsætter, hvilke personer, der er berettiget til at oprette og ophæve konti i pengeinstitutter. Ingen person må have eneprokura til kommunens konti i pengeinstitutter. Økonomidirektøren kan dispensere herfra, hvis der alene er tale om konti med begrænset indestående.

Økonomiafdelingen vedligeholder oversigt over fuldmagtsforhold med beskrivelse af, hvilke beføjelser og hvilke beløbsgrænser de enkelte fuldmagter til pengeinstitutterne dækker.

Indbetalinger skal henvises til BetalingsService, indbetaling via pengeinstitut, netbank eller postkontoret.

De nærmere regler for indbetalinger og betalingsformidling fremgår af de generelle regler for forvaltning af kommunens betalingsformidling.

8.4 Afstemning af statuskonti

Økonomidirektøren er ansvarlig for, at udarbejde retningslinjer for afstemning af kommunens statuskonti. Den enkelte forvaltningsdirektør er efterfølgende ansvarlig for at statuskonti m.v. indenfor vedkommendes område regelmæssigt afstemmes. Ansvaret kan evt. videregives til de personer, der foretager afstemningerne.
Intervallerne for afstemning fastlægges ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko.

8.5 Transporter

Økonomidirektøren er ansvarlig for at der foretages en notering af alle transporter i leverandørers tilgodehavende ved kommunen. Transporten sikres ved, at der foretages en spærring af udbetalinger til den pågældende leverandørs cvr-nummer i udbetalingssystemet.

Kun økonomiafdelingen må indgå aftaler om transport af fordringer, d.v.s. overdragelse af tilgodehavendet til tredjemand, til hvem betalingen skal ske for at have frigørende virkning.

Aftaler om transporter skal koordineres med den forvaltning, som har budgetansvaret for det aktivitetsområde, der er omfattet af aftalen.

9.1 Generelt

Den væsentligste del af kommunens ind- og udbetalinger stammer fra IT-systemer, som understøtter opgaveløsningen inden for de forskellige områder.

Byrådet fastsætter den fælles IT-sikkerhedspolitik, som bl.a. skal sikre værdier i form af it-baserede data og systemer. IT-sikkerhedspolitikken er yderligere uddybet i IT-sikkerhedshåndbog.

10.1 Sikring af kommunens aktiver

Økonomidirektøren er ansvarlig for, at kommunens arkivalier, som vedrører økonomi, herunder adkomstpapirer og kontrakter, opbevares på betryggende måde.

10.2 Sikring af værdier tilhørende andre

Såfremt kommunen administrerer eller opbevarer værdier tilhørende andre, skal der udarbejdes retningslinjer herfor.

Reglerne skal tage udgangspunkt i en vurdering af væsentlighed og risiko, og de skal udarbejdes af den enkelte forvaltning i samarbejde med økonomidirektøren.

10.3 Køb af varer og tjenesteydelser

Køb af varer og tjenesteydelser udgør en væsentlig del af kommunens samlede udgifter.

Økonomidirektøren har ansvaret for, at der udarbejdes en indkøbspolitik, som ud over de politiske målsætninger fastsætter principperne for indkøb og indgåelse af indkøbsaftaler.

Indkøbspolitikken er beskrevet i Indkøbs- og udbudspolitik.

10.4 Forsikringsforhold

Byrådet fastsætter sin forsikringspolitik samt graden af selvforsikring.

10.5 Eksterne regnskaber

Såfremt kommunen fører regnskab eller udfører andre opgaver af regnskabsmæssig art for eksterne virksomheder/institutioner, skal der foreligge en skriftlig aftale mellem kommunen og den eksterne virksomhed herom.

Aftalen, der skal godkendes af økonomiudvalget, skal indeholde en fastlæggelse af relationerne mellem virksomheden/institutionen og kommunen, herunder en fastlæggelse af kommunens og virksomhedens/institutionens gensidige forpligtigelser og ansvar.

10.6 Tilsynsopgaver overfor selvejende institutioner, fonde, foreninger mv.

Byrådet varetager i nogle tilfælde økonomiske tilsynsopgaver overfor selvejende institutioner, fonde, foreninger mv.

Opgaverne kan dels være direkte fastsat i en lov, dels opstå som følge af kommunens økonomiske interesse i den enkelte institution i form af tilskud, lån m.v. eller gennem vedtægtsmæssige bestemmelser.

Økonomidirektøren har ansvaret for at rådgive de sagsbehandlende afdelinger, således at kvaliteten af sagsbehandlingen i kommunen bliver ensartet.

Forvaltningsdirektørerne har ansvaret for at udarbejde retningslinjer og udmønte disse i praksis.

10.7 Tilsynsopgaver overfor selskaber mv., hvor kommunen har givet garanti for lån

Økonomidirektøren har ansvaret for at der årligt foretages en gennemgang af regnskaberne for de selskaber m.v., hvor kommunen har ydet kommunegaranti.

Hvis forvaltningen har bemærkninger til regnskaberne, forelægges disse økonomiudvalget.

10.8 Selvejende institutioner med driftsoverenskomst

Mellem kommunen og selvejende institutioner, som kommunen har/ønsker driftsoverenskomst med, indgås der en driftsoverenskomst, som fastlægger de nærmere betingelser for institutionens drift og formueforhold.

Driftsoverenskomsten skal indeholde bestemmelser om at:

• retningslinjer for fastsættelse af institutionens økonomi
• institutionen kan ikke uden kommunens godkendelse indgå leje- og leasingaftaler med en løbetid på over 6 mdr.
• institutionen kan ikke uden kommunens godkendelse optage eller overtage lån, ej heller ved mellemregning med andre institutioner eller ændre lånevilkår på eksisterende lån
• hvad der skal ske med institutionens aktiver/passiver ved institutionens ophør/opsigelse af driftsoverenskomsten

10.9 Fysiske aktiver

Kravene til registrering af fysiske aktiver fremgår af Økonomi- og Indenrigsministeriets regler for kommunernes budget- og regnskabssystem. Byrådet har i Anvendt regnskabspraksis fastsat mere detaljerede regler for formen og niveauet for registrering af fysiske aktiver, grunde, bygninger, lagerbeholdninger, maskiner, inventar og andet driftsmateriel.

10.10 Sikkerhedsstillelse

Økonomiafdelingen skal foretage en registrering af deponerede effekter, der indleveres til kommunen f.eks. som sikkerhed for lån, tilbagebetalingskrav og andre tilgodehavender.

Garantier, som modtages i forbindelse med anlægsarbejder opbevares og administreres af den forvaltning som er ansvarlig for anlægsarbejdet.

10.11 Reklamer

Byrådet har i september 2007 vedtaget Reklamepolitik, hvori der er beskrevet hvilke krav udover de lovmæssige der skal tages hensyn til når institutioner m.v. tegner reklamekontrakter.