Bilag 3. Betalingsformidling

Formål

Det er den absolutte undtagelse, at udbetalinger foretages kontant.

I tilfælde, hvor det skønnes hensigtsmæssigt at kunne afholde mindre uafviselige udgifter - primært i tilfælde, hvor der er et pædagogisk sigte forbundet hermed oprettes afdelings- eller forskudskasser.

Oprettelse, ændring og ophør

Etablering af forskudskasser kan alene ske efter økonomidirektørens godkendelse i hvert enkelt tilfælde.

Hvis en decentral kasse ønskes oprettet, eller en eksisterende ønskes ændret, anmoder den pågældende institution eller afdeling herom hos regnskabskontoret med oplysning om anvendelse, kasseansvarlige og kassebeholdning.

Institutionen selv sørger tilsvarende for nedlæggelse af den decentrale kasse.

Ansvar

Lederen af institutionen er kasseansvarlig.

De kasseansvarlige må ikke sammenblande kommunens midler med egne eller andre uvedkommende midler.

Den kasseansvarlige er ansvarlig for:

• at udbetalinger registreres i en kasserapport
• at midlerne opbevares forsvarligt
• at den decentrale kasse administreres efter de angivne regler.

De kasseansvarlige drager omsorg for, at kasseenheden til enhver tid disponerer over fornøden likvid beholdning, og at kassebeholdningen aldrig overstiger det aftalte maksimum.

Den decentrale kasses midler må kun overdrages til en kasseansvarlig person. I alle andre tilfælde skal midlerne overdrages til regnskabskontoret.

Anvendelse af decentrale kasser

Decentrale kasser er alene berettiget til at kunne afholde mindre uafviselige udgifter. Decentrale kasser må alene oppebære indbetalinger, såfremt dette er godkendt af regnskabskontoret.

Decentrale kasser må ikke anvendes som vekselkasse for medarbejderne.

Udlæg vedrørende løn- og honorarlignende udgifter må ikke udbetales af den decentrale kasse.

Registrering for decentrale kasser

Decentrale kasser skal som kassekontrolmetode anvende kasserapporter.

Forinden udbetalinger ekspederes registreres disse i kasserapporten, der er indrettet med kolonner for:

• Dato
• Tekst
• Kassebeløb (indtægts- og udgiftskolonne).

Kassedifferencer skal straks ved konstateringen indføres i kasserapporten under den dato, hvor differencen er konstateret. Der udfærdiges et bilag indeholdende en redegørelse for differencen. Er differencen større end 100 kr. skal der udfærdiges en erklæring om kassedifferencens størrelse, opståen og opsporing. Erklæringen indsendes til regnskabskontoret.

Afregning af kassemidler

Afregning foretages efter behov, dog mindst hvert kvartal. Afregningen foretages ved at udbetale udlægget til den decentrale kasse via KMD Opus. Anvisning og attestation skal foretages i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser herfor.

Kontrol med kassemidler

Kommunens revision og regnskabskontor har adgang til at foretage uanmeldte kasseeftersyn/revision af den decentrale kasse samt af bogførings- og bilagsmateriale.

Den kasseansvarlige skal være revisionen og de kommunale kontrollerende medarbejdere behjælpelige ved eftersynet.

Det påhviler institutionen/afdelingen via e-mail og i standardregneark at indsende afstemning af den decentrale kasse til regnskabskontoret ved årsafslutningen eller på opfordring.

Formål

Automater oprettes ved kommunale installationer, der kan benyttes til betaling ved brug af kontanter, eksempelvis P-automater, pas- og kørekortautomat, billetautomater mv.

Oprettelse, ændring og ophør

Etablering af forskudskasser kan alene ske efter økonomidirektørens godkendelse i hvert enkelt tilfælde.

Hvis en automat ønskes oprettet, eller en eksisterende ønskes ændret, fremsender sekretariatschefen en anmodning herom til regnskabskontoret med oplysning om anvendelse, kasseansvarlige, kassekontrolmetode, kassebeholdning, maksimalt samlet beholdning, afregningsfrekvens mv.

Såfremt etableringen kræver en speciel forretningsgangsbeskrivelse for kasseenheden, skal denne vedlægges ansøgningen.

Regnskabskontoret forelægger ansøgningen til økonomidirektørens godkendelse.

Sekretariatschefen sørger tilsvarende for nedlæggelse af en forskudskasse.

Ansvar

Økonomidirektøren udnævner nye kasseansvarlige efter indstilling fra sekretariatschefen. For hver kasseenhed skal der være en primær og mindst én sekundær kasseansvarlig. De kasseansvarlige må ikke være beskæftiget med funktioner som kassekontrollør.

Kasseansvarlige, der har andre kasser i deres varetægt, skal straks meddele dette til økonomidirektøren.

De kasseansvarlige må ikke sammenblande kommunens midler med egne eller andre uvedkommende midler.

Den kasseansvarlige er sammen med dennes leder ansvarlig for:

• nøglernes forsvarlige anbringelse
• at midlerne opbevares forsvarligt
• at automaten administreres efter de angivne regler.

Overdragelse af kassemidler må alene foretages mod kvittering og kun til en bemyndiget person eller til en pengeinstitutkonto tilhørende Randers Kommune.

Afregning af kassemidler

Tømning og afregning foretages mindst to gange om måneden og i øvrigt i henhold til den af økonomidirektøren givne bemyndigelse.

Ved tømning udfærdiges et indtægtsbilag/kvittering, der sammen med pengeinstitutkvittering afregnes til Regnskabskontoret eller i henhold til tilladelsen til oprettelsen af kasseenheden. Midlerne skal efter tømning opbevares på betryggende vis og snarest muligt indsættes på en pengeinstitutkonto tilhørende Randers Kommune.

Attestation og anvisning foretages i overensstemmelse med kasse- og regnskabsregulativets bestemmelser.

Kontrol med kassemidler

Kommunens eksterne og interne revision har adgang til at foretage uanmeldt kontrol af afregningsproceduren.

Lederen og den kasseansvarlige skal være revisionen og de kommunale kontrollerende medarbejdere behjælpelige ved eftersynet.

Kontrol med automater varetages i den forvaltning, hvorunder kassen tjenstligt henhører. Bestemmelsen herom optages i tilladelsen til oprettelse af kasseenheden.

For automater med forbrugstæller skal den kasseansvarlige medarbejder løbende foretage kontrol med at indtægterne modsvarer det konstaterede forbrug. Konstateres uregelmæssigheder skal dette straks skriftligt meddeles kassekontrollanten og regnskabskontoret.

Særlige forhold

Institutionen skal altid orientere regnskabskontoret ved tyveri, hærværk og lignende.

Den kasseansvarlige medarbejder skal straks tage skridt til at minimere eventuelle skader og gentagelser.

Tab i forbindelse med tyveri eller lignende skal, i det omfang det ikke er muligt at opnå erstatning fra anden side, afholdes over institutionens/afdelingens eget budget som kassedifference.

Der foretages daglig kontrol af udbetalingssystemerne for afvisninger. Alle udbetalingstyper kontrolleres for ikke gennemførte beløb.

Ikke gennemførte/afviste beløb kan skyldes fejl i kontonummer eller manglende NemKonto.

Afvisningerne bogføres til indtægt på mellemregningskonto for returnerede udbetalinger og til udgift på bankkontoen.

Firmaer/personer, som de afviste beløb vedrører, kontaktes for at få korrekt konto.

Herefter udbetales beløbet.

Ved udbetaling udlignes mellemregningskonto.

Der foretages daglig afstemning af både bank- og mellemregningskonto.

Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter under en tjenesterejse eller lignende, udbetales der et forskud til medarbejderen mod kvittering.

Rejseforskud

Rejseforskud ved tjenesterejser for kommunens ansatte og politikere kan udbetales i danske kroner eller den ønskede valuta. Regnskabskontoret hjemtager valutaen, og udleverer den til medarbejderen.

Forskudsbeløbet udbetales som udlæg fra kommunes hovedbankkonto.

Snarest efter rejsens afslutning og senest 14 dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af fornødent kassebilagsmateriale og være behørigt anvist. Overskydende rejseforskud må ikke anvendes til senere tjenesterejser mv.

Overskydende rejseforskud skal indbetales til kommunens hovedbankkonto. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto.

Samtlige forvaltninger skal tilrettelægge en kontrolforanstaltning omkring rejseforskud, der gennemser dokumentation for rejsens lovlige og tjenstlige formål.

Forskud i øvrigt

Har en medarbejder i enkeltstående tilfælde behov for at afholde større kontante udgifter i forbindelse med afholdelse af arrangementer eller lignende, kan der udbetales et forskud til medarbejderen.

Forskudsbeløbet registreres som forskud i kommunens økonomisystem.

Håndtering af fakturaer og øvrige bilag i forbindelse med forskuddets anvendelse behandles efter de til enhver tid gældende regler i Kasse- og regnskabsregulativet.

Forskuddet må ikke anvendes til udbetaling af løn og honorarlignende udgifter.

Snarest efter arrangementet og senest syv dage efter skal der aflægges regnskab og foretages afregning. Afregningen skal ledsages af fornødent kassebilagsmateriale og være behørigt anvist. Overskydende forskud må ikke anvendes til senere arrangementer mv. Overskydende forskud skal indbetales til kommunens hovedbankkonto. Ekstra udlæg udbetales til udlægshaverens NemKonto.

Samtlige forvaltninger skal tilrettelægge kontrolforanstaltninger omkring rejseforskud, som sikrer dokumentation for rejsens lovlige og tjenstlige formål.

Systemansvarlig

Lederen af regnskabskontoret er ansvarlig for kommunens anvendelse af NemKonto-systemet.

Anvendelsesområde

Systemet anvendes til håndtering af udbetalinger fra kommunens IT-systemer.

Systemadministration

Lederen af regnskabskontoret udpeger de medarbejdere, som skal have indberetningsadgang til NemKonto-systemet. Medarbejderne skal godkendes af økonomidirektøren.

Selve oprettelsen foretages af kommunens KSP/CICS-administrator (IKT-afdelingen).

Der må ikke tildeles indberetningsadgang til medarbejdere, som samtidigt har indberetningsadgang til at nyoprette sager i kommunens øvrige IT-systemer, som håndterer betalinger. Dette skyldes ønske om en personmæssig adskillelse mellem indberetningsadgang til fagsystemer og NemKonto-systemet.

Læseadgang til NemKonto-registret må gives af lederen af regnskabskontoret, hvis dette skønnes hensigtsmæssigt.

Basale forretningsgange

Hvis en borger eller en virksomhed henvender sig til kommunen for at få ændret sin NemKonto eller få oprettet en specifik NemKonto, skal der foreligge en skriftlig anmodning herom.

Anmodningen indberettes via NemKonto.dk. Indberetteren påser selv, at de indberettede oplysninger er korrekte.

Anmodningerne arkiveres samlet i regnskabsafdelingen.

Efter indberetningen får ejeren af NemKontoen automatisk besked om, at kontoen skal aktiveres inden ændringerne træder i kraft.

Dokumentationskontrol

En gang månedligt foretages en kontrol af ændringer i NemKonto-systemet. Kontrollanten må ikke have indberetningsadgang til NemKonto-systemet.

Kontrollen foretages på baggrund af lister, som NemKonto fremsender til kommunen.

Formål

Betalingskort kan udstedes til medarbejdere, der som en del af deres arbejde regelmæssigt har behov for at foretage større kontante betalinger i Danmark, i udlandet eller på internettet.

Betalingskortet må kun anvendes i situationer, hvor det ikke er muligt at få en elektronisk faktura.

Ansvar

Regnskabschefen har det overordnende ansvar for administrationen af betalingskort udstedt til medarbejdere i Randers Kommune.

En medarbejder, til hvem der er udstedt et betalingskort, har ansvar for at følge de retningslinjer, der gælder for kortets anvendelse. Retningslinjerne er beskrevet i nærværende bilag og i de regler, der er fastsat i national lovgivning og af kortudsteder.

Kortbruger skal selv kontrollere kortets gyldighed og udløb.

Oprettelse og administration af betalingskort

Anmodning eller ansøgning om oprettelse af betalingskort sendes til regnskabsafdelingen, der foretager den videre ekspedition eller sagsbehandling.

Ved fratræden, overgang til anden stilling mv. afleveres betalingskortet til regnskabsafdelingen.

Randers Kommune anvender First Card til:

• medarbejdere med regelmæssig rejseaktivitet.
• medarbejdere der kun foretager indkøb på internettet, hvor kortets magnetfeltet klippes itu.

Kortbrugeren må ikke udlåne sit kort. Kortet er strengt personligt og koden er hemmelig.

Anvendelse af betalingskort

Den enkelte medarbejder er selv ansvarlig for at anvende betalingskortet i overensstemmelse med de generelle betingelser og anbefalinger, som fremgår af kontrakten med kortudstederen og nærværende regelsæt.

Betalingskortet må kun anvendes i situationer, hvor det ikke er muligt at få en elektronisk faktura.

Kortet må bruges til:

• forretningsrejser/udlandsrejser.
• internethandel, hvis andet ikke er muligt, og der ikke foreligger en indkøbsaftale på varen.
• restaurationsbesøg, hvis ikke der kan udstedes en udspecificeret elektronisk faktura.
• taxakørsel og parkering.

Kortet kan undtagelsesvist i et mindre omfang benyttes til at hæve kontanter til brug for kontante udlæg i forbindelse med tjenesterejser i udlandet til senere afregning, f.eks. taxakørsel. Vær opmærksom på forsikringsdækning af kontanter ved rejser (henvendelse til forsikringskontoret).

Betalingskortet må ikke anvendes med det formål alene at opnå kontantrabatter.

Der skal altid ved betaling med kortet forlanges udstedt kvittering for den/de modtagne ydelse(r).

Kortholderen er ansvarlig for at:

• gemme og vedhæfte den nødvendige dokumentation for betalingen.
• kontere samleopgørelserne fra kortudstederen på de relevante udgiftsområder.
• attestere forbruget.

Bilagene bogføres og dokumentation vedhæftes i KMD Opus.

Ved rejseaktivitet skal formålet med rejsen og navne på deltagere vedhæftes bilaget.

Ved restaurationsbesøg skal regningen være udspecificeret, og deltagernavne og formål skal også vedhæftes bilaget.

Årskontingent og kortgebyr betales af kommunen.

Misbrug af betalingskort

Kortindehaver er kun ansvarlig for tab som følge af uberettiget brug af betalingskortet, hvis:

• kortbrugeren har mistet dette ved grov uagtsomhed.
• kortbrugeren har undladt at underrette kortudsteder om bortkommet betalingskort.

Ansvarsgrænsen i henhold til lov om visse betalingsmidler ved simpel og grov uagtsomhed dækkes af kommunen ved bortkomst af kortet med det i henhold til Erhvervsministeriet fastsatte beløb.

Procedurer, der af kortudsteder er beskrevet for forsvundne kort mv., skal nøje følges.

Afdelinger som ønsker at benytte MobilePay, skal rette henvendelse til Regnskabskontoret.

Forretningsgang for MobilePay udfyldes af afdelingen med oplysninger om salgsstedets navn, telefonnummer, formål, samt bogføringskonto.

Efter oprettelse af MobilePayaftalen er det afdelingens ansvar, at afstemme den tilknyttede driftskonto til den daglige aktivitet, som aflæses på telefonen/tabletten.