Bilag 1. Retningslinjer for bogføringsprocessen

Randers Kommunes arbejdsprocesser skal tilrettelægges effektivt og understøttes af IT hvor dette er hensigtsmæssigt.

Kommunens regnskabsføring skal ske decentralt og foregå løbende, dels af hensyn til mulighederne for effektiv budgetopfølgning og dels af hensyn til overholdelse af betalingsfrister m.m.

I dette bilag beskrives, hvordan bogføringen skal foregå, og hvilke kontroller der skal foretages i forbindelse med bogføringsprocessen.

Bogføringssystemet

Randers Kommune anvender økonomisystemet Opus fra KMD til bogføring og regningsudskrivning. Fagforvaltningerne foretager desuden en række transaktioner via KMD’s fagsystemer samt ressourcestyringssystemet i Navision.

Yderligere beskrivelser findes i underbilag vedrørende elektronisk fakturering.

Økonomidirektøren udarbejder retningslinjer for udpegning og oprettelse af de personer der skal autoriseres til at behandle regnskabsbilag. De budgetansvarlige godkender den eller de personer, der skal autoriseres til at behandle regnskabsbilag.

Det forudsættes, at disse personer forinden oprettelsen i systemerne i tilstrækkeligt omfang vejledes omkring forretningsgange, interne kontroller mv. Den budgetansvarlige har ansvaret for, at denne instruktion finder sted.

Økonomiafdelingen administrerer kommunens EAN-numre. Økonomiafdelingen behandler løbende fejlbehæftede og/eller afviste fakturaer og foranlediger at leverandøren kontaktes med henblik på genfremsendelse af faktura.

Bestilling af varer og ydelser

Kommunens indkøbspolitik og indgåede indkøbsaftaler skal respekteres, og er der valgt generelle værktøjer til understøttelse af varebestillingen, skal disse også anvendes.

Det er herudover et lokalt ansvar at tage stilling til, hvordan varebestillingen skal foregå, kompetence- og værktøjsmæssigt.

Ved bestilling af varer og ydelser skal der over for leverandøren afgives tilstrækkelige oplysninger til, at den efterfølgende fakturahåndtering kan foregå uden forsinkelse og uden genindtastning af oplysninger.

Der skal altid afgives oplysninger om:

EAN-nummer
Personreference.

Der kan efter behov angives oplysning om:

Ordre- eller rekvisitionsnummer
Konteringsoplysninger til brug for bogføringen.

Varemodtagelse, fakturakontrol, kontering, fakturagodkendelse og bogføring

Ved varemodtagelse kontrolleres, at leveringen er i overensstemmelse med bestilling, vedlagt følgeseddel eller tilsvarende.

Fakturaer fremkommer altovervejende i elektronisk form, enten som en fuldt elektronisk faktura i OIOUBL-format eller som en skannet faktura. Fakturaer kan ses i "Min Økonomi" i Opus, hvortil et antal medarbejdere pr. afdeling/institution har fået tildelt adgang.

Modtages en papirbaseret faktura, skal denne returneres til leverandøren med oplysning om, at kommunen kun modtager elektroniske fakturaer. Samtidigt orienteres leverandøren om korrekt EAN-nummer.

Bogføring og udbetaling sker ved fakturagodkendelsen. Ved fakturagodkendelse indestår man for:

at varen/ydelsen er leveret og svarer til det aftalte
at mængde, kvalitet og pris er kontrolleret
at konteringen er korrekt, og hvis fakturaen ikke allerede indeholder konteringsoplysninger, anføres disse
at periodisering i relation til regnskabsår er korrekt, hvilket vurderes ud fra oplysning om leveringsdato
at eventuelle interne forskrifter er overholdt (prokuraregler, speciel håndtering af krav på udvalgte områder eller fra udvalgte leverandører mv.)
at udbetalinger har hjemmel i lovgivningen og byrådets beslutninger
at andre oplysninger, som er nødvendige for bogføringen er anført, f.eks. leverandøroplysninger, betalingsfrister eller tekstoplysninger.

Er fakturabeløbet over 40.000 kr., skal bilaget som udgangspunkt godkendes af den budgetansvarlige. De budgetansvarlige kan dog individuelt fastsætte en højere eller lavere beløbsgrænse for, hvornår der på et givet område kræves individuel godkendelse.

Bilag indeholdende rejseudgifter, mødeudgifter, repræsentationsudgifter og kursusudgifter skal altid påføres oplysninger om rejsemål, formål samt deltagere.

Har den fakturagodkendende person ikke selv tilstrækkeligt kendskab til leverancen til at udføre alle kontrollerne, skal der indhentes supplerende oplysninger fra andre. Det kan være i form af følgesedler med modtagelseskvittering eller, det kan være i form af en forespørgsel til den person, der har den konkrete viden.

Det vil normalt være tilstrækkeligt med en mundtlig tilkendegivelse, men i det omfang det lokalt vurderes som relevant, skal der attesteres skriftligt eller elektronisk. Det kan eksempelvis være tilfældet, hvis leverancen drejer sig om større beløb eller om indkøb, som er atypiske for området/institutionen.

Skal fakturaen godkendes af en rådgiver uden for kommunen, eksempelvis hos en tilsynsførende arkitekt eller ingeniør i forbindelse med en byggeopgave, kan leverandøren sende en papirfaktura direkte til rådgiveren, som efter godkendelse sender fakturaen til skanning hos et LÆS IND bureau med efterfølgende behandling i Opus.

Alternativt kan kommunen modtage fakturaen elektronisk, hvorefter en kopi godkendes af den eksterne rådgiver inden godkendelse i Opus.

Ved godkendelse i Opus bliver beløbet automatisk udbetalt til modtagerens NemKonto. Hvis betalingsmodtageren på en faktura har angivet en anden bankkonto end NemKontoen, overføres beløbet dog til denne anden konto.

Fakturaer skal betales rettidigt. Den enkelte medarbejder skal derfor jævnligt - mindst én gang ugentligt - kontrollere, om der er modtaget bilag til behandling i Opus.

Regnskabskontoret gennemgår løbende Opus for forfaldne fakturaer og forestår fremsendelse af påmindelser og rykkere.

Automatisk bogføring

I Randers Kommune arbejdes der løbende på at effektivisere arbejdsgange og dermed frigøre ressourcer. I den forbindelse er der fokus på, at lade kunstig intelligens og administrative robotter erstatte nogle af de manuelle indtastningsopgaver, der er i forbindelse med bogføringen. Denne automatisering forebygger svindel, øger kvaliteten af bogføringen og frigiver medarbejdernes tid til andre opgaver.

Kunstig intelligens

Randers Kommune anvender et eksternt fakturabehandlingssystem, som bygger på kunstig intelligens. Systemet sørger for, at indgående elektroniske fakturaer bliver aflæst, vurderet, konteret og bogført automatisk i kommunens økonomisystem.

Inden bogføring bliver de indkomne fakturaer vurderet ud fra flere parametre. Såfremt en faktura ikke lever op til de opstillede kriterier for automatisk bogføring, vil den blive udtaget til manuel behandling.

Administrative robotter (RPA)

Ved hjælp af administrative robotter kan rutineprægede arbejdsgange varetages af software, som kan gennemføre arbejdsgangen hurtigere og med færre fejl end ved manuel behandling.

Randers Kommune anvender administrative robotter til blandt andet at genbruge og kontrollere data mellem fagsystemer og økonomisystemet og til at bogføre elektroniske fakturaer i økonomisystemet.

Særligt omkring udlæg og forskud

Medarbejdere ved Randers Kommune kan undtagelsesvist have foretaget udlæg i medfør af tjenesterejser eller i andre tilfælde, hvor det ikke har været muligt at få tilsendt en elektronisk faktura. Disse udlæg skal udbetales via Opus.

Alle udlæg skal uanset beløbsstørrelse godkendes af en anden person med ledelsesansvar. En budgetansvarlig leder kan dog få en underordnet medarbejder til at godtgøre udlæg op til 1.000 kr.

Bogføring og udbetaling skal ske umiddelbart efter udlægget er foretaget. Udbetalingen sker til medarbejderens NemKonto.

Håndtering af fakturaer og øvrige bilag i forbindelse med udlægget behandles efter reglerne herfor.

Tilsvarende skal alle bilag indeholdende udbetaling af rejseforskud og forskud i øvrigt godkendes i Opus af en person med ledelsesansvar.

Diæter og godtgørelse for kørsel i egen bil i forbindelse med kurser mv. skal udbetales via lønnen.

Anvisning/ledelsestilsyn

Den budgetansvarlige har ansvaret for, at bilaget er behandlet efter reglerne, at der er bevillingsmæssig dækning for beløbet og at bevillingens forudsætninger er opfyldt.
I Randers Kommune anvendes integreret anvisning, hvorved forstås at de kontroller, der ligger i anvisningen foretages som en integreret del af budgetkontrollen og det almindelige ledelsestilsyn.

Den integrerede anvisning skal kunne dokumenteres og foretages af den budgetansvarlige eller af en person udpeget af denne.

Ud fra en vurdering af væsentlighed og risiko fastsætter den budgetansvarlige intervallerne for kontrol. Der skal dog foretages kontrol mindst en gang om måneden.

Det forudsættes at personen, som foretager den integrerede anvisning, kender områdets forretningsgange og løbende følger aktiviteterne. Der er en ubetinget pligt til at undersøge atypiske forhold.

Anvisningen foregår på baggrund af en økonomirapport, hvor personen, som foretager den integrerede anvisning skal forholde sig dels til forbrugets størrelse og dels til om dispositionerne er i overensstemmelse med budgettet.

Som supplerende kontrol foretages stikprøvevis bilagskontrol. Omfanget skal være uforudsigeligt, men fastsættes individuelt efter en vurdering af væsentlighed og risiko.

Der er udarbejdet nedenstående underbilag vedrørende økonomisk ledelsestilsyn, der beskriver hvordan kontrollen skal tilrettelægges.

Økonomiafdelingen foretager stikprøvekontroller af materiale vedrørende ledelsestilsynet. Endvidere foretager Økonomiafdelingen løbende stikprøvekontrol af alle bogførte bilag i Opus, der medfører udbetaling.

Arkivering og genfinding

Elektroniske samt vedhæftede eller indskannede regnskabsbilag arkiveres af KMD og Fujitsu ifølge gældende lovgivning dog minimum 3 år efter årsafslutning.

Via funktioner i økonomisystemerne kan regnskabsbilagene vises på skærmen eller udskrives.

I det omfang der fortsat findes dokumentation på papir, er det den enkelte afdeling/institutions ansvar at opbevare denne dokumentation sikkert og systematisk, så genfinding er muligt. Arkivperioden er også her mindst 3 år efter årsafslutning og for anlægsbilags vedkommende mindst 3 år efter godkendt og revideret anlægsregnskab.

Papirdokumentation kan eksempelvis være:

følgesedler med attestation for leverancen
underbilag til samlebilag (hvor kun samlebilaget er elektronisk)
udlægsbilag
regninger fra udlandet
regninger, som af en eller anden grund ikke er skannet.

Underbilag

1.1 Økonomisk ledelsestilsyn

Som leder i Randers Kommune har du et økonomisk ansvar.

Randers Kommunes anvender Randersmodellen som medfører en stor grad af decentralisering og dermed delegation af ansvar.

For at undgå svig og for at beskytte dig og dine medarbejdere mod mistanke om svig bør du beskrive, hvordan du vil udføre dit økonomiske ledelsestilsyn.

Denne vejledning beskriver i korte træk de vigtigste ting, du skal være opmærksom på, når det drejer sig om økonomistyring.

De mere specifikke regler for bogføring mv. findes i principper for økonomistyring med tilhørende bilag.

Hvad er økonomisk ledelsestilsyn?

Som leder i Randers Kommune har du den traditionelle ret og pligt til at "lede og fordele arbejdet", hvilket naturligvis skal ske indenfor rammerne af kommunens politikker og værdier. Din ledelsesrolle indebærer også, at du skal føre tilsyn med, at arbejdet udføres som forudsat, samt at du og dine medarbejdere arbejder aktivt på at nå de opstillede mål. Du bør derfor beskrive, hvordan du i praksis udfører dit tilsyn, og så skal du naturligvis også leve op til beskrivelsen.

Beskrivelsen af det økonomiske ledelsestilsyn skal være ganske kortfattet og dens primære formål er:

at få dig selv til at reflektere over, hvad der er vigtigst for din styring af den del af kommunens økonomi, du er ansvarlig for
at sikre en god og betryggende omgang med kommunens midler
at give andre i kommunen et overblik over, hvordan du fører tilsyn med økonomien
at dokumentere over for kommunens revision, at der er tilrettelagt en økonomisk styring, der tager udgangspunkt i væsentlighed og risiko.

Du kan efterfølgende fremsende din beskrivelse til økonomiafdelingen, der sikrer, at den lever op til kravene i kommunens principper for økonomistyring.

De efterfølgende afsnit beskriver kort de enkelte emner inden for økonomisk styring.

Budget

Kommunens budget udarbejdes hvert år ud fra den fastlagte budgetprocedure.

Efter den politiske godkendelse af budgettet i oktober vil der blive udmeldt en budgetramme for enheden.

Budgetopfølgning

Det er dit ansvar at anvende budgetrammen i overensstemmelse med de service- og kvalitetsmål og aftalen med byrådet, som gælder for din del af organisationen. Selve budgettet kan også indeholde nogle forudsætninger, som skal respekteres.

Du får stillet nogle værktøjer til rådighed, så du kan følge med i, hvor stor en del af dit budget du indtil nu har brugt f.eks.:

Ledelsestilsynsværktøjet NemØkonomi
Økonomirapporter og udtræk fra Opus
Rapporter i SD-løn.

Såfremt du vurderer, at det ikke er muligt at overholde budgettet, skal du rapportere "op" gennem organisationen - gerne løbende, men senest i forbindelse med en budgetopfølgning. I dialog med fagforvaltningen/økonomiafdelingen tages der derefter stilling til, hvordan problemstillingen løses.

Bogføringsprocessen (ledelsestilsyn, fakturagodkendelse og bilagsbehandling)

Generelt

Du er ansvarlig for gennemførelse af ledelsestilsyn inden for den del af organisationen, du har budgetansvaret for. Det betyder også, at du har ansvaret for kvaliteten i den daglige bogføring.

Som budgetansvarlig påtager du dig ansvaret for:

at indtægter og udgifter har hjemmel i gyldig vedtagelse
at der er bevillingsmæssig dækning for dispositionerne
at bogføring er foretaget på grundlag af godkendte bilag
at sikre, at de personer, som er bemyndiget til at foretage fakturagodkendelse, er instrueret i reglerne for godkendelse, og at de er gjort bekendt med deres ansvar.

Ingen må foretage udbetalinger til sig selv, uden at bilaget/udbetalingen er godkendt af en anden person med ledelsesansvar. Dog kan den budgetansvarlige få en underordnet til at godtgøre udlæg op til 1.000 kr. Beløb over 1.000 kr. skal godkendes af en anden person med ledelsesansvar.

En vigtig del af ledelsestilsynet (anvisningen) skal gennemføres af den budgetansvarlige. Du skal forholde dig til forbrugets størrelse, vurdere om dispositionerne er i overensstemmelse med bevillingerne og supplere med stikprøvekontrol af enkeltbilag. Kontrollen og resultaterne skal være dokumenteret i NemØkonomi, så de kan fremvises til Økonomiafdelingen eller den eksterne revision.

Normal procedure for bogføring

Den normale procedure for bilagsbehandlingen er her kort beskrevet:

Bogføringssystemet: Kommunen anvender økonomisystemet Opus fra KMD til bogføring. Du bestemmer, hvem der skal kunne bogføre og dermed betale leverandørerne i din del af organisationen. Du bestemmer, hvilke beløbsgrænser der skal gælde for afdelingen, og om der er dispositioner, der kræver særlig godkendelse. Der er en fast forretningsgang for oprettelse af brugere og tildeling af rettigheder i Opus.
Varebestilling: Du bestemmer, hvem der må købe varer og tjenesteydelser. Indkøb skal foretages i overensstemmelse med kommunens indkøbspolitik, f.eks. hvad angår anvendelse af indkøbsaftaler. Bestilleren skal huske at oplyse EAN-nummer, evt. bogføringskonto og personreference.
Varemodtagelse: Den der modtager varen kontrollerer, at den er i overensstemmelse med det bestilte. Det kan være praktisk at attestere herfor på følgesedlen, som derefter afleveres til den person, der varetager den daglige bogføring.
Fakturakontrol og godkendelse: Den medarbejder, der forestår bogføringen skal mindst en gang om ugen tjekke i Opus, om der er fremsendt regninger til bogføring og betaling.
Det skal kontrolleres, at fakturaen er i orden, dvs.:
- at varen er leveret og svarer til det aftalte
- at mængde, kvalitet og pris er korrekt
- at kontering er korrekt
- evt. interne forskrifter er overholdt (f.eks. hvis du har fastsat særlige regler for, hvem der må disponere bestemte typer af varer og tjenesteydelser).
Bogføringen sker automatisk, når regnskabsbilaget er godkendt i Opus. Betaling sker ikke samtidig med bogføringen, men i henhold til de aftalte betalingsbetingelser, der fremgår af fakturaen.

Hvis indkøb er foretaget i Opus Rakat, og der er fakturamatch, sker der automatisk godkendelse, bogføring og betaling.

Ved betaling af fuldt elektroniske fakturaer overføres fakturabeløbet automatisk til den konto, leverandøren har oplyst til NEM-konto systemet. Hvis fakturabeløbet er over en fastsat grænse, kræves der dog godkendelse af yderligere en medarbejder, inden fakturaen bliver betalt. Grænsen er som udgangspunkt 100.000 kr., men kan ændres individuelt, hvis forholdene taler derfor.
Anvisning/ledelsestilsyn: Det er dit ansvar, at bogføringsprocessen finder sted som skitseret ovenfor. Der foretages ikke anvisning af de enkelte bilag. Anvisningen bliver i stedet varetaget som et led i budgetkontrollen eller det almindelige ledelsestilsyn. Det er forudsat, at du som budgetansvarlig har et tilstrækkeligt kendskab til forretningsgange i relation til dette regelsæt og løbende er ført ajour hermed.

Dit ledelsestilsyn tilrettelægges individuelt og udføres i overensstemmelse med dine egne beskrivelser, jf. afsnit ovenfor: "Hvad er økonomisk ledelsestilsyn?". Tilsynet skal foretages en gang om måneden. I NemØkonomi skal du forholde dig til forbrugets størrelse, vurdere det forventede regnskab og vurdere, om dispositionerne er i overensstemmelse med bevillingerne. Vurderingen skal suppleres med kontrol af manuelle udbetalinger og stikprøvekontrol af bilagene. Alle bilagsarter (indgåede fakturaer, udgående fakturaer, udgiftsbilag og omposteringsbilag) skal omfattes af stikprøven. Endvidere skal du i SD-løn foretage en række personalekontroller. Det samlede ledelsestilsyn og øvrige kontroller skal dokumenteres i NemØkonomi.
Arkivering og genfinding: Bilagene er elektroniske og kan kaldes frem via kommunens økonomisystem. Hvis der undtagelsesvis forekommer ikke-elektroniske bilag, f.eks. udlægsbilag, regninger fra udlandet og lignende, skal disse opbevares sikkert og systematisk, så genfinding er mulig. Det gøres mest hensigtsmæssigt ved at indscanne og vedhæfte bilaget til posteringen i Opus.
Kontrol af ledelsestilsyn: Økonomiafdelingen foretager stikprøvekontroller af materiale vedrørende ledelsestilsynet. Endvidere foretager økonomiafdelingen løbende stikprøvekontrol af alle bilag i Opus.

Indtægter

Du er ansvarlig for, at eventuelle indtægter opkræves og afregnes effektivt og sikkert.

Her kan du hente hjælp hos fagforvaltningen/økonomiafdelingen, som i samarbejde med dig kan sikre etablering af forretningsgange og interne kontroller på området.

Generelt er reglerne for indtægter følgende:

Regninger skal udstedes som fakturaer i Opus (både interne og eksterne regninger), og betaling skal derefter ske til en konto anvist af økonomiafdelingen.
Hvis enheden opkræver indtægter i forbindelse med salg af varer (kantinesalg etc.), skal der ske registrering i et kasseapparat eller tilsvarende. Er salget meget begrænset, kan et kasseapparat undværes, såfremt salgsindtægterne kan sandsynliggøres.
Salgsindtægterne skal løbende afstemmes og afregnes, så der ikke opbevares større beløb i kontanter. Afregning skal ske til kommunens løbende bankkonto (reg.nr. 2212 kto. nr. 5908764988). Der sendes e-mail til indbetalinger@randers.dk med konteringsanvisning, dato for indsættelse i bank og beløbets størrelse.

Forskudskasser eller tilsvarende

I langt de fleste tilfælde sker enhedens betaling via NemKonto systemet, dvs. automatisk i forbindelse med registrering i kommunens økonomisystem. Leverandører skal ved anvendelse af enhedens EAN-nummer fremsende regninger elektronisk. Hvis leverandørens økonomisystem ikke understøtter elektronisk fakturering, kan fakturaen i stedet fremsendes elektronisk via fakturablanketten på virk.dk.

Du har et medansvar for at begrænse antallet af kontante transaktioner, som ikke er særlig effektive og generelt set kræver flere kontroller.

Decentral indberetning til løn- og personaleadministrative systemer

Du er ansvarlig for at decentrale indberetninger til løn og personaleadministrative systemer (Opus og SD-løn) sker i overensstemmelse med de foreliggende vejledninger, og at der foretages den fornødne kontrol af indberetningerne.

Som leder bestemmer du, hvem der skal kunne foretage indberetninger.

Decentral indberetning skal altid ske på baggrund af materiale, som opbevares som dokumentation for indberetningen.

Eventuelle rettelser som følge af fejlindberetninger sker decentralt og skal udføres i de respektive systemer.

Som leder er du ansvarlig for, at der ved hver indberetning sker en kontrol af at indberetningen er korrekt. Kontrollen foretages i overensstemmelse med vejledning til de forskellige typer af indberetninger.

Endvidere er du som leder ansvarlig for, at der udføres kvalitetskontrol af de foretagne indberetninger. Kontrollen skal omfatte en kvartalsvis stikprøvekontrol på minimum 10 % af indberetningerne.

Du kan med fordel anvende et skema udarbejdet af Personale/HR.

Personale/HR tilbyder de decentrale enheder den nødvendige viden om indberetning, rettelser og kontroller.

Punkt 8 i Personale/HR's beskrivelse af lederens ansvar angiver de nærmere bestemmelser vedrørende decentrale indberetninger og kontroller.

Personale/HR foretager hvert kvartal kontrolbesøg på fem institutioner eller afdelinger.

Direktørers og chefers ledelsestilsyn på personaleområdet

Godkendelse og kontrol af kørsel og udgifter i forbindelse med tjenesterejser som registreres i lønsystemet:

Sekretariatschef i byrådssekretariatet godkender kørsel og udgifter i forbindelse med tjenesterejser for borgmester og kommunaldirektør.
Kommunaldirektøren udpeger sekretariatschefen i det pågældende direktørområde til at godkende kørsel og udgifter i forbindelse med tjenesterejser for fagdirektøren.
Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til kommunaldirektøren over direktørernes udbetalte kørsel og udgifter i forbindelse med tjenesterejser, som opgøres i lønsystemet. Kommunaldirektøren godkender opgørelsen.
Fagdirektøren eller en af direktøren udpeget medarbejder godkender kørsel og udgifter i forbindelse med tjenesterejser for fagchefen.
Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til fagdirektøren over fagchefernes udbetalte kørsel og udgifter i forbindelse med tjenesterejser, som opgøres i lønsystemet. Fagdirektøren godkender opgørelsen.
Personale og HR foretager en årlig kvalitetskontrol på løngivende indberetninger, hvor en under- eller sideordnet har godkendt. Denne fremlægges for kommunaldirektøren årligt.

Ferie og 6. ferieuge:

Indberetning af ferie og 6. ferieuge sker fra den enkelte direktør/chef og kræver ingen direkte godkendelse.
Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til Kommunaldirektøren over direktørernes registrerede ferie samt valg af 6. ferieuge, afholdelse eller udbetaling. Opgørelsen følger retningslinjer fra NemØkonomi, hvor ferie kontrolleres 2 gange årligt, i hhv. oktober og april måned.
Ved nyansættelser af direktører indhenter Personale og HR oplysninger om ferie fra tidligere arbejdsgiver ved direktøren, således ferie fra tidligere arbejdsgiver afvikles før ferie fra Randers kommune.
Personale og HR laver 2 årlige opgørelser til fagdirektøren over chefernes registrerede ferie samt valg af 6. ferieuge, afholdelse eller udbetaling. Opgørelsen følger retningslinjer fra NemØkonomi, hvor ferie kontrolleres 2 gange årligt, i hhv. oktober og april måned.
Ved nyansættelser af chefer indhenter Personale og HR oplysninger om ferie fra tidligere arbejdsgiver ved chefen, således ferie fra tidligere arbejdsgiver afvikles før ferie fra Randers kommune.

Værdier tilhørende andre (opbevaring og registrering af midler tilhørende andre)

Du har ansvaret for, at opbevaring og registrering af midler tilhørende andre foregår sikkert og effektivt, og at hverken brugere/borgere eller medarbejdere er i tvivl om reglerne.

Du har også ansvaret for, at føre kontrol med at reglerne også efterleves i det daglige.

På dette område går sikkerheden frem for effektiviteten, idet der ofte er tale om en ”svag” borger, og idet dine medarbejdere skal beskyttes mod uberettiget mistanke om misbrug.

Generelt er reglerne følgende:

Antallet af administrationsaftaler skal søges minimeret, idet den pågældende borger skal motiveres til at anvende pengeinstitutter, betalingsservice, hjælp fra familie eller værge etc.
Tilsvarende gælder indsamlingsordninger i forbindelse med aktiviteter på skoler og daginstitutioner, hvor ansvaret for indsamling og administration skal overlades til brugerne selv.
I visse tilfælde opbevarer og administrerer kommunen dog værdier tilhørende andre. Det kan være egentlige administrationsaftaler, hvor en sagsbehandler via en mellemregningskonto i kommunens økonomisystem administrerer en borgers økonomi. I de decentrale enheder kan det også være værdier, som opbevares i forbindelse med kommunens forskellige boformer. Hvis enheden tilbyder sådanne ordninger, skal der udarbejdes en beskrivelse af forretningsgange og interne kontroller. Beskrivelsen udarbejdes i samarbejde med fagforvaltningen/økonomiafdelingen.

Forsikring

Kommunen har valgt at centralisere administrationen af forsikringsområdet. Tegning af policer er der taget hånd om, idet det skal bemærkes, at kommunen har valgt at være selvforsikret på en række områder.

Som leder har du et medansvar for den aktive skadesforebyggelse og for at underrette forsikringskontoret (økonomiafdelingen), når der anskaffes eller sælges/kasseres aktiver. Det er også dit ansvar at anmelde eventuelle skader.

Forsikringskontoret kan rådgive dig om forsikring generelt.

Indkøb

Det er dit ansvar, at køb af varer og tjenesteydelser respekterer kommunens indkøbspolitik. Kommunens har valgt at koncentrere indkøbene hos færre leverandører for dermed at opnå bedre priser eller vilkår.

Du skal derfor have indblik i, hvor der købes ind.

Indkøbskontoret (Peter Neumann, peter.neumann@randers.dk) kan rådgive om indkøb generelt og om anvendelse af indkøbssystemet Opus Rakat.

Opus Rakat skal anvendes, hvor det er muligt.

IT-anvendelse

Det er også dit ansvar, at dine medarbejdere generelt respekterer kommunens IT-sikkerhedspolitik.

En af de vigtigste sikkerhedsforanstaltninger er at sikre identiteten af den enkelte bruger. Derfor skal der oprettes unikke brugeridentiteter til hver enkelt medarbejder, som skal anvende det pågældende system. Det er eksempelvis den måde det styres, hvem der må godkende regnskabsbilag.

Blandt andet derfor er passwords strengt personlige og må ikke udleveres til andre.

Regnskab

I lighed med budgetlægningen udarbejdes hvert år en procedure for aflæggelse af årsregnskabet. Denne procedure skal du naturligvis følge.